ERP választás — hogyan spóroltunk 40%-ot a megfelelő döntéssel

Kiinduló helyzet

Egy 25 fős gyártó cég kinőtte az Excel + email alapú működést. Az ügyvezető tudta, hogy ERP kell — de nem tudta, melyik. Három vendortól kért ajánlatot:

• Vendor A: nagy, ismert nemzetközi rendszer — évi 12M Ft licenc + 8M Ft bevezetés
• Vendor B: hazai, iparág-specifikus megoldás — évi 5M Ft licenc + 6M Ft bevezetés
• Vendor C: felhőalapú, "mindent tud" rendszer — évi 7M Ft licenc + 4M Ft bevezetés

Az ügyvezető a Vendor A demóján volt a leglenyűgözöttebb. Pont előtte állt, hogy aláírja a szerződést, amikor megkeresett minket egy "second opinion"-re.

Kockázatok

• Vendor A rendszere 25 fős cégnek óriási overhead — a feature-ök 70%-ára soha nem lesz szükség
• A demo a legjobb forgatókönyvet mutatta, az implementáció komplexitása rejtve maradt
• A Vendor A bevezetési ideje 12 hónap volt — a cég 4 hónap múlva költözik új telephelyre
• A szerződés 3 éves lock-in-t tartalmazott, korlátozó kilépési feltételekkel

Megoldás

3 hetes döntéstámogatási folyamatot vezettünk le:

• Feltérképeztük a tényleges üzleti igényeket — nem amit a vendorok mondtak, hanem amit a cég napi szinten használna
• Készítettünk egy döntési mátrixot: funkciók, költségek, implementációs idő, kockázatok, referenciák
• Ellenőriztük mindhárom vendor referenciáit — felhívtuk a meglévő ügyfeleiket
• A Vendor A referenciái vegyes képet mutattak: a nagyobb cégek elégedettek voltak, a kisebbek küzdöttek a komplexitással
• A Vendor B referenciái kiválóak voltak hasonló méretű gyártó cégeknél

A javaslatunk: Vendor B, az iparág-specifikus megoldás. Feleannyi költség, harmada az implementációs idő, és a cég méretéhez igazított komplexitás.

Tanulságok

• A legjobb demo nem jelenti a legjobb döntést — a demo-t arra tervezik, hogy eladjon
• A referencia-ellenőrzés a legértékesebb lépés: hasonló méretű, hasonló iparágú cégek véleménye
• A cégmérethez nem passzoló rendszer nemcsak drágább — komplexebb is, és lassítja a csapatot